學會使用Office各個元件間的協同作業不僅僅可以大大提高您的工作效率，還會讓您有一種酣暢淋漓的快感。本系列文章將從一個個實例出發，為大家演示如何將Office家族的成員都發動起來，滿足不同的辦公要求。
Word與Outlook的親密接觸——別把Word關閉再打開信箱發信
我們假想一個需求，比如說我們需要向很多應聘者發送面試通知，這在郵件系統裏使用簡單的群發就可以，但是每封郵件完全一致，給人很不舒服的的感覺。如果能根據收信人來創建具有稱呼的郵件就太好了，手動一封封編輯實在是太繁瑣了。這個看似“不大可能”自動完成的功能結合使用Word與Outlook很容易就可以實現。請大家自信看下面的例子，我們需要在姓名、電子郵件和抵制三個方面對郵件加以分別標記再發送出去，只要使用Word中的郵件合併功能就可以完成。
不過開始操作之前，請完成以下設置：
(1)在Outlook中完成信箱帳戶的設置，確保接收發送正常。
(2)Outlook聯繫人信箱不為空，它裏面應該是包含了信件發送的人員。
按照郵件合併的步驟，首先要完成郵件的編寫工作。在信頭留出相應的空間以便以後添加內容。之後，依次在功能區選擇“郵件”選項卡中的“開始郵件合併”，打開“郵件合併嚮導”，資訊提示我們完成郵件合併共需六步。
因為這是一封信函，所以在“選擇文檔類型”中請選擇“信函”。
下一步是設置格式，如果沒有特殊需求，可以採用當前配置，當然也可以選用範本完成信件的格式化。
下一步是新增收件人列表了，我們選擇從Outlook聯繫人中選擇，在下方點擊：選擇“聯繫人”檔夾，就會彈出Outlook中可以導入的個人檔夾。
在“郵件合併收件人”中列出了所有存在的聯繫人資料，熟悉的朋友可以看出，這是以標準的資料庫結構呈現的收件人條目。請確認每個聯繫人的電子郵件都正確填寫。在靠近前方的選擇框中可以將不需要的聯繫人剔除。
確認後，接下來進入問候語的格式設置。這裏就是設置信頭開始語的地方，首先設置每封信的適用的敬稱，比如“尊敬的”，姓與名的顯示方式以及適用於無聯繫人姓名的問候語。
這裏有一個細節需要注意，可能會出現按照西方習慣搭配後不符合中文表述的情況。如圖，我們需要把順序反一下，使用“匹配域”來完成交換。
怎樣理解匹配域?實際上就是說，信件中已經固定好了內置信息條目的排序方式，它與聯繫人資料條目有事先的對應，而現在的目標就是將不符合格式的條目對換，這樣就可以實現位置的調換。
將姓和名與右側的相調換，返回時候就可以看到順序已經變為我們期望出現的了。
當然，還可以根據需要繼續插入其他合併域，比如我們插入收件人的電子郵件位址。
接下來就可以看到郵件的面目了，選擇“預覽信函”，可以在右側區域依次流覽生成的郵件內容。確認無誤就可以完成合併。
還會要求你確認一下最後的收件列表後就可以看到新鮮出爐的五封郵件了!稱呼全部因人而異，十分專業!
最後是發信時的一些設置，包括使用的信件主題資訊和郵件格式。
確認，在“完成併合並”中選擇“發送郵件”，就可以大功告成了，這時打開outlook就可以在已發送郵件列表中就可以看到分列的郵件資訊。就像單獨發送一樣的效果，可以在Outlook裏面當作普通信件處理。
文章來源：http://soft.yesky.com/office
這篇文章最後由 hytblue 在 2007/02/05 23:39:01 重新編輯。
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Arashi
Post By：2006-12-29 10:18:00
